Zvážení klíčových parametrů při výběru konferenčního prostoru je nezbytně nutné, protože tato volba přispívá k efektivitě, pohodlí a úspěchu akce. Správně zvolený prostor s adekvátní kapacitou, dobrou dopravní dostupností, vhodným (nejen) technickým vybavením, kvalitní akustikou a cateringovým zázemím přispívají nejen k pozitivnímu zážitku účastníků, ale také ke spokojenosti organizátorů.
Kapacita a velikost
Jedním z prvních a klíčových faktorů, které je třeba při výběru konferenčního prostoru zvážit, je kapacita a velikost zvoleného místa. Je důležité vybrat prostor, který je dostatečně prostorný a flexibilní, aby dokázal pojmout všechny účastníky včetně organizátorů a vyhovět specifickým požadavkům akce.
Dostupnost a lokalita
Velmi důležitým faktorem je dostupnost konferenčního prostoru a jeho lokalita. Prostor by měl být snadno dostupný pro všechny účastníky, a to jak autem, tak veřejnou dopravou. Dále je vhodné zvážit dostupnost ubytování a dalších důležitých zařízení v okolí.
Technické vybavení
Konferenční prostor by měl disponovat adekvátním technickým vybavením, které odpovídá požadavkům akce. To zahrnuje v případně offline akce projekční zařízení, ozvučení, mikrofony, internet, interaktivní obrazovky a další technologie, které jsou nezbytné pro prezentace, diskuse a interakci s účastníky. V případě online či hybridní akce je důležité zvážit náročnější technické vybavení, které ne každý prostor dokáže nabídnout.
Pohodlí a vybavení
Dobře vybavený konferenční prostor by měl poskytovat pohodlí a základní vybavení pro účastníky. To zahrnuje pohodlné usazení, dostatek denního světla, prostor pro catering a networking, snadná dostupnost sociálního zařízení a další příslušenství, které přispívají ke komfortu účastníků. Výhodou může být také např. venkovní terasa k vyvětrání.
Audiovizuální podpora
Kvalitní zvuk a obraz jsou klíčovými prvky pro úspěch konferenční akce. Je důležité zjistit, zda prostor poskytuje technickou podporu pro audiovizuální prezentace, jako jsou kvalitní reproduktory, projekční plochy, správné osvětlení a další vybavení, které zajistí dobrou srozumitelnost a viditelnost. Dále by měl být v prostoru k dispozici technik, který daný prostor zná a dokáže na akci v případě technických potíží vypomoci.
Stravování a catering
Stravování je také důležitým faktorem při výběru konferenčního prostoru. Je vhodné si zjistit, zda je prostor schopen poskytnout kvalitní cateringové služby, jako jsou obědy, káva a občerstvení, které budou splňovat požadavky účastníků včetně obsluhy účastníků.